Hoy en día existen diferentes vías para comunicarnos, partiendo de los grandes avances tecnológicos, en la era de las telecomunicaciones. Pero una de las cosas que hay que tomar en cuenta es que la comunicación sea de forma efectiva.
Las cartas siguen siendo parte importante de la comunicación formal e informal. Claro, hay ciertas cosas a tomar en cuenta antes de comenzar a redactar, dependiendo el objetivo que se persiga en la comunicación sería el tipo de carta. Así que, ¿Cuáles son los tipos de cartas?, ¿Cómo redactar una carta?, ¿Cuál debe ser su estructura?, ¿Cómo debe finalizarse? y sus ventajas.
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¿Cosas a tener en cuenta antes de comenzar a redactar una carta?
Antes de comenzar a redactar es necesario tomar en cuenta ciertos factores como:
- El tema que se desea comunicar. Es fundamental determinar cuál es el tema a tratar en la carta, para de esta manera elegir el formato y el tono a utilizar en la redacción de la misma.
- El objetivo de la carta. Determinar que se quiere lograr con la comunicación es la pieza clave, ya que revela la intención que se persigue al escribir, y así llevar en mente que palabras utilizarás. La motivación va inmersa en este punto, porque la razón de la comunicación viene dada por necesidad u obligación.
- La persona a quien va dirigida. Es de suma importancia, ya que dependiendo a quien dirijamos la carta sería el tipo de vocabulario y tono a emplear en la redacción.
Tipos de Cartas
La función o el objetivo que persigue la comunicación determina el tipo de carta, y nacen de dos vertientes o grupos:
- Carta informal: es aquella que va dirigida a un amigo o conocido para tratar un asunto en particular o informar algo. Las cartas informales pueden ser: cartas de amor, de navidad, para despedir a un amigo, motivacional, entre otras.
- Carta Formal: es aquella que va dirigida a un organismo, organización o ente jurídico, con el fin de informar, fijar acuerdos, solicitar o responder temas o asuntos de suma importancia. Las cartas formales pueden ser: carta de renuncia, carta de sesión de poder, carta de solicitud de visa, de autorización, comerciales, entre otras.
¿Cómo debo redactar la carta?
Al redactar una carta debes saber que va a depender de su tipo, pero en líneas generales debes tomar en consideración lo siguiente, sea a mano o que la escribas con Word.
- Según sea el tema a tratar. Se elige el tono y un formato determinado, puede ser de agradecimiento, despido, solicitud, recomendación, presentación, invitación, amor, queja o reclamo.
- Determinar a quien va dirigida la carta. Bien sea un organismo o amigo. Por lo tanto, el tema determinará la extensión de la carta, el esquema general, el tipo de vocabulario utilizado y el tono empleado.
- Seguir el formato de la carta. Tomando en cuenta ciertas reglas generales para la carta, como por ejemplo sus partes, como encabezado, remitente, la fecha. También los datos del destinatario, la referencia o asunto a debatir, el contenido o cuerpo de la carta y la firma.
Estructura de una carta
La estructura de una carta viene dada por las normas a seguir para la conformación de sus partes, siguiendo ciertas reglas generales, como márgenes y los datos que debe contener como información de la misma.
La carta debe estar conformada por un encabezado, fecha, destinatario, referencia o asunto a debatir, el contenido o cuerpo de la carta y la firma.
Contenido que debe tener
La carta debe contener la siguiente información:
- El encabezado. En esta parte deben ir los datos del remitente: nombres y apellidos, empresa y departamento, así como su logo si lo tiene, la dirección completa, el teléfono, correo electrónico. Toda esta información debe ir en el margen izquierdo
- Fecha. Esta debe contener el lugar exacto donde se realiza la carta, fecha completa (día, mes, año) y debe ir en el margen derecho.
- Los datos del destinatario. Es a quien va dirigida la misiva, y debe contener: nombres y apellidos, empresa y departamento al que pertenece, dirección completa, teléfono, correo electrónico. Toda la información orientada al margen izquierdo.
- Referencia o asunto a debatir. Esta parte es para facilitar la comprensión del objetivo de la información, si se considera que procede y debe ir centrado en la hoja.
- El contenido debe tener: saludo formal de máximo una línea, seguido del motivo del escrito en el primer párrafo. Luego, la argumentación del tema, la propuesta de solución, si la tiene, despedida cordial y atenta, todo con margen justificado.
- La firma. La parte final es la firma, quien identifica a la persona que emite la carta, preferiblemente de puño y letra, nombres y apellidos. Al igual que el cargo y todo lo relacionado a él que se considere necesario. Toda esta información debe ir en el margen derecho.
Toda carta bien estructurada es agradable a la vista del lector y dice mucho de quien la realizó.
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Cómo se debe finalizar una carta
La carta debe finalizarse con una despedida cordial, las frases comunes pueden ser:
- Sin más por el momento le envío un cordial saldo, reciba mis más altas consideraciones, esperando una respuesta satisfactoria.
- Completando con la palabra ‘Atentamente’ incluyendo los datos personales, como nombre apellido, número de teléfono, correo electrónico, entre otros.
Ventajas de las cartas
Como ventajas podemos decir que las cartas nos permiten tener una comunicación efectiva con la otra persona. También que nos deja evidencia del avance del tema y sus posibles soluciones, en caso de que las necesitemos más adelante.
Y como una ventaja más que podemos mencionar está que la comunicación escrita permite un contacto estrecho entre las partes involucradas.